Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Kalkulai GmbH i. G.
Gabelsbergerstraße 87a, 80333 München, Deutschland
E-Mail: [email protected]
WhatsApp: +49 156 30103838
Website: www.kalkulai.de
Vertreten durch: Leon Prothmann, Paul Jones, Felix Magiera

2. Übersicht der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website und unserer Softwaredienstleistung (kalkulai) erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

4. Datenverarbeitung auf der Website

4.1 Server-Logfiles

Bei Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Zugriffsdaten in Server-Logfiles verarbeitet. Das Hosting, der Webserverbetrieb und das Deployment der öffentlichen Website erfolgen nach unserem aktuellen Setup über Hostinger. Cloudflare kann davor als DNS-, CDN-/Proxy-, Sicherheits- und Content-Signal-Schicht eingesetzt sein. Verarbeitet werden können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und -version sowie Betriebssystem. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Gewährleistung der technischen Sicherheit. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

4.2 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet und gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).

Sie können uns außerdem über WhatsApp erreichen. Wir nutzen dafür WhatsApp Business, einen Dienst der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland (Teil von Meta). Ihre Angaben aus dem Chat verarbeiten wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Unabhängig davon verarbeitet WhatsApp in eigener Verantwortung Metadaten wie Ihre Telefonnummer, Gerätedaten und den Zeitpunkt der Kommunikation; Nachrichteninhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Dabei werden Daten an die WhatsApp LLC und die Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt. Grundlage sind deren Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework sowie die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp. Wir übertragen keine Kontaktdaten Dritter an WhatsApp und bewahren den Chatverlauf nur so lange auf, wie die Bearbeitung es erfordert. Wenn Sie WhatsApp nicht nutzen möchten, erreichen Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular.

4.3 Cookies und Einwilligung

Technisch notwendige Cookies (z. B. Session-Cookies) und die lokale Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl sind für den Betrieb der Seite erforderlich und werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gesetzt. Alle nicht notwendigen Dienste (Statistik) laden ausschließlich nach Ihrer aktiven Einwilligung über unseren Cookie-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern oder widerrufen.

4.4 Reichweitenmessung (PostHog)

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir PostHog zur anonymisierten Reichweitenmessung, um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird. Die Verarbeitung erfolgt auf EU-Servern. Verarbeitet werden Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, ungefähre Herkunft und Interaktionen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Einwilligung findet keine Reichweitenmessung statt.

4.5 Terminbuchung (cal.diy)

Für die Buchung von Kennenlern-Terminen binden wir den Kalender-Dienst cal.diy ein, den wir selbst auf unserer eigenen Infrastruktur unter cal.kalkulai.de betreiben. Er ist ein funktionaler Bestandteil der von Ihnen aktiv aufgerufenen Terminbuchung. Dabei werden First-Party-Cookies gesetzt und die zur Terminvereinbarung erforderlichen Angaben verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Terminbuchung). Eine Übermittlung an Dritte außerhalb unserer Infrastruktur findet nicht statt.

5. Datenverarbeitung in der Vertragssoftware kalkulai

5.1 Erhobene Daten

Im Rahmen der Nutzung der Vertragssoftware werden folgende Daten verarbeitet:

5.2 Zweck der Verarbeitung

Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung der Vertragssoftware und der darin enthaltenen KI-Funktionalitäten verarbeitet.

5.3 KI-Verarbeitung

Die KI-Funktionalitäten nutzen den Dienst Azure OpenAI von Microsoft. Dabei gilt:

5a. Google API-Dienste (Gmail & Google Calendar)

kalkulai bietet optionale Integrationen mit Google-Diensten (Gmail und Google Calendar) an. Die Nutzung dieser Integrationen erfordert die ausdrückliche Einwilligung des Lizenznehmers via Google OAuth. Folgende Angaben beziehen sich ausschließlich auf Nutzer, die diese Integrationen aktiviert haben. Die Nutzung von kalkulai ist ohne Google-Integration vollständig möglich.

5a.1 Auf Google-Nutzerdaten zugegriffene Daten

Bei aktivierter Gmail-Integration:

Bei aktivierter Google Calendar-Integration:

5a.2 Verwendung der Google-Nutzerdaten

Google-Nutzerdaten werden ausschließlich für folgende Zwecke verarbeitet:

Google-Nutzerdaten werden nicht für KI-Training, Werbung, Profilbildung oder andere Zwecke als die oben genannten verwendet. Sie werden insbesondere nicht an Azure OpenAI oder andere KI-Dienste weitergegeben.

5a.3 Weitergabe von Google-Nutzerdaten an Dritte

Google-Nutzerdaten werden nicht an Dritte weitergegeben. Kein Drittanbieter erhält Zugriff auf E-Mail-Inhalte oder Kalendertermine. Die Daten verbleiben ausschließlich im Kalkulai-System des Lizenznehmers.

5a.4 Speicherung und Schutz der Google-Nutzerdaten

5a.5 Speicherdauer und Löschung von Google-Nutzerdaten

Die Nutzung von Google-Nutzerdaten durch kalkulai entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung.

6. Auftragsverarbeitung

Soweit wir im Auftrag des Lizenznehmers personenbezogene Daten verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. In diesem Fall wird ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen. Der Lizenznehmer bleibt Verantwortlicher für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung.

7. Eingesetzte Dienstleister und Drittländerübermittlung

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte gegenüber uns:

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [email protected]

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Website: www.lda.bayern.de

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Website.

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