Nutzungsbedingungen

Stand: September 2026

1. Geltungsbereich der Nutzungsbedingungen, Vertragsgegenstand

1.1 Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Bereitstellung der Cloud-Lösung kalkulai im Wege einer Software-as-a-Service-Subskription durch die Kalkulai GmbH i. G. (nachfolgend „Kalkulai“). Die Vertragssoftware besteht aus einer modularen Webapplikation (Desktop- und Mobile-Oberfläche) zur KI-gestützten Automatisierung administrativer Prozesse in Handwerksbetrieben, insbesondere:

• Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Rechnungen mittels KI-Unterstützung;
• KI-gestützter E-Mail-Assistent zur automatisierten Bearbeitung eingehender und ausgehender Kommunikation;
• KI-gestützter Telefon-Assistent zur Entgegennahme und Bearbeitung von Anrufen;
• Projekt- und Kundenverwaltung;
• Mitarbeitermanagement, Zeiterfassung und Regieberichte;
• Finanzanalyse und Cashflow-Übersicht;
• Planung und Koordination (Plantafel);
• einen zentralen KI-Assistenten („KAI“), der als digitaler Büro-Koordinator Aufgaben versteht, spezialisierte KI-Agenten im Hintergrund koordiniert und Ergebnisse zur menschlichen Überprüfung vorlegt

(zusammen „Vertragssoftware“). Für die Nutzung der Vertragssoftware durch den Vertragspartner der Kalkulai GmbH i. G. („Lizenznehmer“) gelten die nachfolgenden Bestimmungen („Vertrag“).

1.2 Der Lizenznehmer erhält die technische Möglichkeit und Berechtigung, auf die Vertragssoftware mit Hilfe von Telekommunikationsverbindungen (z. B. Internet) zuzugreifen und die Funktionalitäten der Vertragssoftware im Rahmen dieses Vertrages zu nutzen. Zu diesem Zweck stellt Kalkulai die Vertragssoftware zur Nutzung für den Lizenznehmer bereit.

1.3 Diese Nutzungsbedingungen gelten ausschließlich. Entgegenstehende oder abweichende Geschäftsbedingungen des Lizenznehmers finden keine Anwendung, es sei denn, Kalkulai hat diesen im Einzelfall ausdrücklich zugestimmt. Individuelle Vereinbarungen mit dem Lizenznehmer und abweichende Angaben in den Angeboten von Kalkulai gehen diesen Nutzungsbedingungen vor.

1.4 Die Vertragssoftware ist dazu bestimmt, dem Lizenznehmer anhand der systemseitig vorhandenen und/oder von ihm eingepflegten Daten administrative Aufgaben zu automatisieren und Vorschläge für Angebote, Rechnungen, Kommunikation und weitere Geschäftsprozesse zu generieren. Die von der KI generierten Ergebnisse haben keinen Anspruch auf Korrektheit und Vollständigkeit. Die Vertragssoftware arbeitet nach dem Prinzip „Human-in-the-Loop“: Jeder KI-Vorschlag muss vom Lizenznehmer überprüft und bestätigt werden, bevor er verwendet wird. Der Lizenznehmer erkennt an, dass er allein für die Überprüfung, Nutzung und Interpretation der durch die Vertragssoftware generierten Ergebnisse verantwortlich ist.

1.5 Die Vertragssoftware stellt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung bereit. Die generierten Inhalte (Angebote, Rechnungen etc.) sind Vorschläge, die der eigenverantwortlichen Prüfung durch den Lizenznehmer bedürfen. Eine kaufmännische oder rechtliche Beratung kann durch die Nutzung der Vertragssoftware nicht ersetzt werden.

1.6 Kalkulai erbringt Wartungsleistungen, die eine kontinuierliche Nutzung der Vertragssoftware gewährleisten.

1.7 Der Lizenznehmer ist für die erforderliche Datenverbindung zur Vertragssoftware allein verantwortlich, sofern keine Anbindung im Einzelfall vereinbart ist.

2. Nutzungsrecht

2.1 Mit Bezahlung der vereinbarten Vergütung gewährt Kalkulai dem Lizenznehmer das nicht ausschließliche, nicht übertragbare, nicht unterlizenzierbare und auf die Laufzeit dieses Vertrages zeitlich beschränkte Recht, auf die Vertragssoftware mittels Telekommunikationsverbindung zuzugreifen und die Funktionalitäten der Vertragssoftware gemäß diesem Vertrag für eigene Zwecke zu nutzen.

2.2 Der Lizenznehmer ist nicht berechtigt, die Vertragssoftware über die nach Maßgabe dieses Vertrages erlaubte Nutzung hinaus zu nutzen oder von Dritten nutzen zu lassen oder sie Dritten zugänglich zu machen. Insbesondere ist es dem Lizenznehmer nicht gestattet, die Vertragssoftware oder Teile davon zu vervielfältigen, zu veräußern, Dritten zugänglich zu machen oder zeitlich begrenzt zu überlassen.

3. Zugang, Nutzerkonten

3.1 Kalkulai wird dem Lizenznehmer einen Zugang zur Vertragssoftware im vereinbarten Umfang einrichten.

3.2 Der Lizenznehmer ist verpflichtet, seine Nutzerkonten (Meister-Profil, Mitarbeiter-Profile) im Rahmen des vereinbarten Lizenzumfangs eigenständig zu verwalten. Für die Verwaltung der Nutzerkonten ist ausschließlich der Lizenznehmer verantwortlich.

3.3 Der Lizenznehmer ist verpflichtet, die ihm übermittelten Zugangsdaten dem Stand der Technik entsprechend vor Zugriffen Dritter zu schützen und zu verwahren. Ein unberechtigter Zugriff ist Kalkulai unverzüglich mitzuteilen.

4. Wartungsleistungen, Weiterentwicklung

4.1 Kalkulai wartet im Rahmen dieses Vertrages die Vertragssoftware und wird etwaige auftretende Mängel nach Maßgabe dieser Nutzungsbedingungen beheben.

4.2 Der Kunden-Support beinhaltet: Unterstützung bei Fragen zur Bedienung der Vertragssoftware sowie Entgegennahme und Unterstützung bei Mängeln.

4.3 Im Rahmen der Wartungsleistungen ist Kalkulai berechtigt, die Vertragssoftware technisch und/oder funktional weiterzuentwickeln. Der Lizenznehmer hat keinen Anspruch auf derartige Weiterentwicklungen.

5. Verfügbarkeit der Vertragssoftware, Technische Voraussetzungen

5.1 Die Verfügbarkeit der Vertragssoftware beträgt 97,5 % im Monatsdurchschnitt – jedoch unter Ausschluss von Wartungsarbeiten. Ein bestimmtes Antwortzeitverhalten wird nicht gewährleistet. Wartungsarbeiten finden insbesondere in der Zeit zwischen 18:00 Uhr und 8:00 Uhr (MEZ) statt.

5.2 Kalkulai ist berechtigt, die Nutzung zeitweilig einzuschränken, wenn dies in Hinblick auf Sicherheit, Integrität oder zur Durchführung zwingender technischer Maßnahmen erforderlich ist.

5.3 Die Vertragssoftware ist auf die Browsertypen Google Chrome oder Microsoft Edge in ihrer jeweils aktuellen Version ausgerichtet. Zudem müssen in den Einstellungen im verwendeten Browser die Verwendung von Cookies erlaubt sein.

6. Einbindung von KI-Diensten und Cloud-Infrastruktur

6.1 Die Funktionalität der Vertragssoftware wird im Rahmen eines Benutzerkontos zur Verfügung gestellt, auf dessen individuell ein- und ausgegebene Daten nur der jeweilige Lizenznehmer Zugriff hat. Die Nutzerdaten werden strikt von den Nutzerdaten anderer Lizenznehmer getrennt gespeichert, vertraulich behandelt und ausschließlich für den Zweck der Vertragssoftware verarbeitet.

6.2 Für die KI-Funktionalitäten nutzt Kalkulai den Dienst „Azure OpenAI“ von Microsoft. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Microsoft Azure Cloud-Servern in der EU. Es gelten die Privacy-Gewährleistungen von Microsoft in ihrer jeweils geltenden Fassung. Insbesondere gilt:

• Prompts (Eingaben) und Ergebnisse (Ausgaben) sind NICHT für andere Kunden, OpenAI oder Microsoft verfügbar;
• Prompts und Ergebnisse werden NICHT zur Verbesserung von OpenAI- oder Microsoft-Modellen verwendet;
• Der Azure OpenAI Service wird vollständig von Microsoft kontrolliert und interagiert NICHT mit von OpenAI betriebenen Diensten (z. B. ChatGPT).

6.3 Für Hosting, Webserverbetrieb und Deployment der öffentlichen Website nutzt Kalkulai Hostinger. Cloudflare kann davor als DNS-, CDN-/Proxy-, Sicherheits- und Content-Signal-Schicht eingesetzt werden. Die Speicherung von Daten der Vertragssoftware und die Verarbeitung von Kundendaten richten sich ergänzend nach der Datenschutzerklärung und dem jeweils abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvertrag; Cloudflare wird nicht als alleiniger Hosting-Dienst der Vertragssoftware ausgewiesen.

6.4 Soweit die Vertragssoftware die Möglichkeit der Einbeziehung weiterer Drittservices vorsieht (z. B. Websuche), wird der Lizenznehmer vor der Aktivierung eines solchen Drittservices über die jeweiligen Nutzungsbedingungen informiert. Dem Lizenznehmer ist bekannt, dass nach Aktivierung eines Drittservices die relevanten Informationen an den Dritten übermittelt werden können.

7. Pflichten des Lizenznehmers

Der Lizenznehmer ist insbesondere verpflichtet,

• die ihm mitgeteilten Zugangsdaten vor dem Zugriff durch Dritte zu schützen und nicht an unberechtigte Dritte weiterzugeben;
• die für die Nutzung der Vertragssoftware erforderlichen eigenen Daten (Unternehmensprofil, Leistungsdatenbank, Produktdatenbank etc.) im gewünschten und erforderlichen Umfang rechtzeitig zur Verfügung zu stellen;
• die von Kalkulai vorgegebenen technischen und systemseitigen Voraussetzungen zu schaffen und einzuhalten;
• sämtliche durch die Vertragssoftware generierten Inhalte (Angebote, Rechnungen, E-Mails, Telefonzusammenfassungen etc.) vor Verwendung eigenständig zu prüfen. Kalkulai übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder rechtliche Verwendbarkeit der erzeugten Ergebnisse;
• dafür Sorge zu tragen, dass alle gewerblichen Schutz- und Urheberrechte beachtet werden;
• Kalkulai von sämtlichen Ansprüchen Dritter freizustellen, die auf einer rechtswidrigen Verwendung der Vertragssoftware durch ihn beruhen;
• vor dem Hochladen von Daten und Informationen in die Vertragssoftware diese auf Viren und sonstige schädliche Komponenten zu prüfen;
• keine Daten zu verwenden, deren Nutzung gegen geltendes Recht, behördliche Anordnungen, Rechte Dritter oder Vereinbarungen mit Dritten verstößt;
• dafür Sorge zu tragen, dass das Hochladen und die vertragsgemäße Nutzung von personenbezogenen Daten gegen keine anwendbaren Datenschutzgesetze verstoßen;
• für die GoBD-konforme Archivierung der durch die Vertragssoftware erzeugten Geschäftsdokumente (Angebote, Rechnungen) selbst verantwortlich zu sein. Kalkulai strebt die GoBD-Konformität als Entwicklungsziel an, gewährleistet diese jedoch zum aktuellen Zeitpunkt nicht vollständig.

8. Vergütung, Rechnungsstellung, Zahlung

8.1 Pilotphase

Die Pilotphase hat eine Laufzeit von drei (3) Monaten zu einer monatlichen Vergütung von 20,00 EUR (zzgl. USt.). Die Pilotphase ist monatlich zum Monatsende kündbar. Im Rahmen der Pilotphase verpflichtet sich der Lizenznehmer zur Teilnahme an regelmäßigen Feedback-Sitzungen zur Weiterentwicklung der Software. Es besteht kein Anspruch auf Support, Verfügbarkeit oder bestimmten Funktionsumfang.

8.2 Vollversion

Die Vollversion der Vertragssoftware wird zu einer monatlichen Basisgebühr von 150,00 EUR (zzgl. USt.) bereitgestellt. Zusätzlich fällt für jedes Mitarbeiter-Konto eine monatliche Gebühr von 14,95 EUR (zzgl. USt.) an. Der Vertrag ist monatlich zum Monatsende kündbar.

8.3 Die Vergütung wird jeweils zu Beginn des Abrechnungsmonats in Rechnung gestellt und ist spätestens vierzehn (14) Tage ab Rechnungsdatum fällig. Alle Preise verstehen sich in Euro (EUR) zzgl. Umsatzsteuer. Kalkulai ist berechtigt, Rechnungen ausschließlich elektronisch zu übermitteln.

9. Verzug

Während eines Zahlungsverzugs des Lizenznehmers in nicht unerheblicher Höhe ist Kalkulai berechtigt, den Zugang zur Vertragssoftware zu sperren. Der Lizenznehmer bleibt in diesem Fall verpflichtet, die Vergütung zu zahlen.

10. Vertragslaufzeit, Kündigung

10.1 Das Vertragsverhältnis kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem (1) Kalendermonat zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats gekündigt werden.

10.2 Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Kalkulai kann das Vertragsverhältnis insbesondere dann fristlos aus wichtigem Grund kündigen, wenn:

• der Lizenznehmer mit der Entrichtung der Vergütung in Höhe eines Betrages für zwei Monate in Verzug ist und eine gesetzte Nachfrist von vierzehn (14) Tagen erfolglos abgelaufen ist;
• der Lizenznehmer gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt und trotz Mahnung mit angemessener Fristsetzung keine Abhilfe schafft;
• Anforderungen des Gesetzgebers, eines Gerichts oder einer Behörde ergeben, dass die Vertragssoftware nicht mehr in dieser Form angeboten werden kann.

10.3 Alle Kündigungen nach diesem Vertrag haben in Textform zu erfolgen.

10.4 Mit Vertragsbeendigung erlischt der Anspruch des Lizenznehmers auf Nutzung der Vertragssoftware.

11. Mängelansprüche

11.1 Kalkulai gewährleistet, dass die Vertragssoftware während der Vertragslaufzeit nicht mit wesentlichen Mängeln behaftet ist, die den Wert oder die Eignung der Vertragssoftware zur üblichen Verwendung nicht nur unerheblich beeinträchtigen.

11.2 Im Falle eines Mangels wird der Lizenznehmer dies Kalkulai unverzüglich unter Angabe der näheren Umstände an den Kunden-Support melden.

11.3 Jegliche Verantwortung von Kalkulai für die Funktionsfähigkeit von Telefonleitungen, des Internets oder des Intranets des Lizenznehmers ist ausgeschlossen.

11.4 Der Lizenznehmer ist verpflichtet, eine Backup-Kopie der von ihm in die Vertragssoftware eingestellten Daten jeweils auf dem neuesten Stand zu verwahren.

12. Haftungsbeschränkung

12.1 Kalkulai haftet unbeschränkt für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden, bei arglistigem Verschweigen von Mängeln, bei Übernahme einer Beschaffenheitsgarantie, für Ansprüche aufgrund des Produkthaftungsgesetzes sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit.

12.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung von Kalkulai auf vertragstypische, bei Vertragsabschluss vorhersehbare Schäden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung der Höhe nach auf die jährliche Vergütung beschränkt.

12.3 Kalkulai haftet nicht für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung der durch die KI generierten Ergebnisse. Der Lizenznehmer ist allein verantwortlich für die Überprüfung und Verwendung aller von der Vertragssoftware erzeugten Angebote, Rechnungen, E-Mails und sonstigen Inhalte. Eine Haftung für Folgeschäden, die aus der ungeprüften Übernahme von KI-generierten Inhalten resultieren, ist ausgeschlossen.

12.4 Für die Wiederherstellung von Daten haftet Kalkulai nur, soweit der Lizenznehmer regelmäßig Sicherungskopien angefertigt hat und die Daten mit vertretbarem Aufwand rekonstruiert werden können.

12.5 Soweit die Haftung von Kalkulai beschränkt ist, gilt dies auch zugunsten der Gesellschafter und Erfüllungsgehilfen von Kalkulai.

13. Datenschutz

Soweit Kalkulai im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Vertragssoftware personenbezogene Daten des Lizenznehmers verarbeitet, handelt Kalkulai als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen vor Beginn der Datenverarbeitung einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Personenbezogene Daten werden nicht für KI-Trainingszwecke genutzt.

14. Höhere Gewalt

Kalkulai ist von der Verpflichtung zur Leistung befreit, wenn und soweit die Nichterfüllung auf Umstände höherer Gewalt nach Vertragsabschluss zurückzuführen ist (z. B. Krieg, Pandemien, Naturkatastrophen, Stromausfälle, Unterbrechungen datenführender Leitungen).

15. Geheimhaltung

15.1 Die Parteien können vertrauliche Informationen nach Maßgabe des Vertrages untereinander offenlegen. Vertrauliche Informationen sind insbesondere der Quellcode der Vertragssoftware, die in der Vertragssoftware verfügbaren Daten, die System-Prompts, sowie alle sonstigen als vertraulich gekennzeichneten Informationen.

15.2 Eine Partei darf vertrauliche Informationen der anderen Partei nur mit vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung (E-Mail ausreichend) an Dritte weitergeben, mit Ausnahme der eigenen Mitarbeiter, sofern dies zur Vertragserfüllung notwendig ist.

15.3 Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt auch nach Beendigung des Vertrages für einen Zeitraum von drei (3) Jahren fort.

16. Anwendbares Recht, Erfüllungsort, Gerichtsstand

16.1 Dieser Vertrag unterliegt ausschließlich dem materiellen Recht der Bundesrepublik Deutschland.

16.2 Erfüllungsort ist München. Die Parteien vereinbaren, dass für alle aus und im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Durchführung des Vertrages entstehenden Streitigkeiten das Landgericht München I zuständig ist.

17. Schlussbestimmungen

17.1 Die vorstehenden Bestimmungen geben die Vereinbarungen zwischen den Parteien im Hinblick auf den Vertragsgegenstand abschließend und vollständig wieder.

17.2 Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags ganz oder teilweise nichtig, unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so werden die Wirksamkeit und die Durchsetzbarkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt.

17.3 Eine Aufrechnung durch den Lizenznehmer ist ausgeschlossen, es sei denn, die Forderung des Lizenznehmers ist unbestritten oder rechtskräftig festgestellt.

17.4 Der Lizenznehmer ist damit einverstanden, dass Kalkulai seinen Namen und seine Marke für Referenzzwecke verwenden darf. Die Art und Weise der Verwendung ist vorab mit dem Lizenznehmer abzustimmen.

Kalkulai GmbH i. G.
Gabelsbergerstraße 87a · 80333 München · Deutschland
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Vertreten durch: Leon Prothmann, Paul Jones, Felix Magiera